Guide de l'utilisateur Logiciel de gestion d'hôtels dans le cloud. Vendre plus de chambres, améliorer les revenus par réservation et encourager les visiteurs réguliers. Bellebnb est un système complet de gestion de propriété pour votre hôtel. Inscription gratuite!.

Mode d'emploi

Tout ce que vous devez savoir pour configurer votre hôtel et gérer vos réservations est couvert ici et dans nos autres articles de blog. Bien que notre système soit très facile à utiliser pour les débutants, vous devriez commencer par lire ce document, puis parcourir nos autres billets de blog pour profiter pleinement de toutes les fonctionnalités disponibles.

Avant toute chose, nous devrions être clair sur la façon de se déplacer dans l'application. Après vous être connecté, cliquez sur le bouton 'bellebnb.com' en haut à gauche de votre écran pour ouvrir le menu de navigation principal. Vous pouvez accéder à n'importe quelle partie de l'application à partir de ce menu.

I. Termes et définitions

Avant de commencer, nous présenterons les différentes parties de la suite d'applications et la langue utilisée dans ce guide. Bellebnb est divisé en trois applications distinctes qui travaillent ensemble pour interagir avec l'hôtel, vos invités et d'autres systèmes, tels que les canaux de vente en ligne comme TripAdvisor.

La partie principale de l'application est le «Front Desk Manager» ou simplement «Front Desk». Ceci est généralement appelé le système de gestion de la propriété, ou PMS. L'hôtel utilise le PMS pour créer et gérer des réservations.

La partie suivante est le "moteur de réservation". Votre moteur de réservation est un site Web que vos invités peuvent utiliser pour réserver une chambre à votre hôtel. Vous pouvez intégrer le moteur de réservation pour prendre des réservations depuis votre propre site Web ou Facebook.

Enfin, il y a le 'Channel Manager'. Le gestionnaire de chaînes est utilisé pour collecter les réservations de votre hôtel générées par les canaux de vente, comme Airbnb et Booking.com, et envoyer des informations sur les prix et la disponibilité à tous vos canaux de vente disponibles lorsque vous créez, modifiez ou annulez une réservation ou définissez un prix pour une chambre.

II. Configurer les chambres et les tarifs

Lorsque vous créez votre compte, le système crée un hôtel test avec des chambres, des tarifs, des réservations et un personnel. Cela permet aux utilisateurs de la période d'essai de cliquer et de tout essayer avant de creuser plus profondément. Vous pouvez consulter les réservations, faire des check-in / check-outs, gérer les invités, etc., sans avoir à saisir de données réelles.

Après avoir passé les données de test, vous devez configurer votre véritable hôtel, en commençant par vos chambres. Cliquez sur le menu de navigation en haut à gauche de votre écran, puis sur "Mon hôtel> Chambres". Cliquez sur "Nouveau type de chambre".

Tout ce que vous devez entrer est un nom pour cette pièce. Vous pouvez ajouter autant d'informations supplémentaires que vous le souhaitez, y compris le prix, l'occupation maximale, la configuration du lit, etc. Cliquez sur "Enregistrer".

Types de chambres vs chambres

Ce que vous venez de créer s'appelle un «type de pièce». Un «type de pièce» est une description des caractéristiques d'une pièce, y compris l'occupation et le prix; Une «pièce» est une pièce réelle où un invité reste.

Les salles sont groupées par type pour vous épargner l'effort de créer fondamentalement la même pièce plusieurs fois. Par exemple, un hôtel peut avoir 20 chambres qui ont un lit et accueillir un seul invité, dont deux permettent de fumer. Dans ce cas, l'hôtel peut créer deux types de chambres: «Single» et «Single - Smoking».

Après avoir créé le type de pièce, cliquez sur l'onglet "Inventaire" pour voir les pièces disponibles pour ce type. Ce sont les lignes de votre calendrier. Une pièce est créée automatiquement lorsque vous créez un type de pièce.

Pour ajouter plus d'unités d'un type, cliquez sur "Ajouter une pièce" et entrez un nom. Dans l'exemple précédent, vous pouvez ajouter des pièces '1A', '1B', '2D', etc. pour le type 'Single' pour représenter les chambres individuelles disponibles dans votre hôtel. (Attribuez les noms des chambres tels qu'ils apparaissent sur la porte de votre hôtel.)

Lorsque les utilisateurs affichent votre hôtel dans votre moteur de réservation ou dans d'autres canaux de vente, les types de chambres représentent les hébergements proposés et les chambres sont la disponibilité pour chaque type. Par exemple, si vous avez des salles de type 'Single' et 'Double' disponibles pour une date et un nombre d'invités donnés, le canal de vente affichera deux résultats, ainsi que le nombre de chambres disponibles pour chacun.

Ajouter des photos

Maintenant que vous comprenez comment fonctionnent les hébergements dans votre hôtel, vous devez ajouter plus d'informations pour rendre vos chambres plus attrayantes pour les visiteurs. Toutes ces informations peuvent être ajoutées au type de chambre.

Sélectionnez un type de chambre et cliquez sur "Actions> Modifier" pour ajouter des descriptions et des équipements. La chose la plus importante est d'ajouter des photos attrayantes. Sélectionnez un type de pièce et faites défiler jusqu'à la section intitulée «Photos», puis faites glisser et déposer des photos, ou cliquez sur le bouton intitulé «Choisir un fichier».

Vous verrez le résultat de la configuration des photos dans les sections suivantes lorsque nous discutons de la création de réservations via votre calendrier et via votre moteur de réservation.

Prix de la chambre

Vous pouvez tarifer les chambres le jour de la semaine. Par exemple, vous pouvez avoir une chambre au prix de 100 $ en semaine, et 120 $ le week-end.

Pour définir le prix par jour de la semaine, modifiez le type de pièce et faites défiler jusqu'à la section intitulée "Tarification par jour". Ici vous pouvez ajouter des prix par jour de la semaine. Dans cet exemple, entrez simplement 120 pour le samedi et le dimanche et laissez les autres champs vides. Tous les jours sans prix spécial reviendront au «taux de base» indiqué ci-dessus.

Vous pouvez également définir un prix pour une pièce pour une date donnée. Par exemple, vous pouvez augmenter vos prix de 40% pour la dernière semaine de décembre.

Pour ce faire, sélectionnez un type de pièce et cliquez sur l'onglet 'Tarification'. Sélectionnez le mois, puis définissez le prix pour les dates spécifiques dans le calendrier, puis cliquez sur "Mettre à jour les prix". Les jours sans prix spécial (en blanc) reviendront aux prix des chambres ordinaires mentionnés ci-dessus.

Plans tarifaires

Vous pouvez offrir des articles ou des avantages supplémentaires lorsque vos invités réservent une chambre. Par exemple, vous pouvez offrir un petit-déjeuner avec réduction aux clients qui achètent au moment de la réservation. Les «forfaits» combinent les commodités et les conditions d'annulation avec un ajustement tarifaire lorsque vos invités réservent une chambre.

Les plans tarifaires encouragent les clients à acheter des ajouts au moment de leur réservation, ce qui signifie que votre hôtel profite d'une opportunité de vente importante. Supposons que vous souhaitiez offrir un tarif «Petit-déjeuner» qui vous permet d'acheter un plan de petit-déjeuner pour 5 $ par personne et par nuit.

Allez dans 'Mon hôtel> Tarifs' et cliquez sur 'Nouveau plan tarifaire'. Appelez ce plan «petit déjeuner». Ajoutez une brève description et laissez 'Taux local' coché. Vous pouvez ignorer la section «Services et repas» pour le moment et y revenir plus tard. Passez également la section "Réductions" pour le moment. Ces sections sont explicites une fois que vous avez compris comment définir un taux.

Nous voulons entrer les informations correctes dans «Ajustement de taux» de sorte que le prix de réservation pour ce taux comprend un supplément de 5 $ par invité par nuit. Entrez 5.00 pour 'Montant' (pas de symbole de devise) et cochez les cases 'Par invité' et 'Par nuit'.

Dans la section «Politique d'annulation et de remboursement», indiquez le nombre de jours où le client peut annuler la réservation avant l'heure prévue d'arrivée, avec un montant de pénalité / frais pour les annulations tardives. Entrez une description simple de la politique de remboursement à afficher à vos invités.

Les clients qui réservent par ce tarif seront facturés à la fois les frais de chambre, et pour le petit déjeuner. Vous devez également créer un plan tarifaire de base supplémentaire sans ajustement de taux, appelez-le «Meilleur tarif disponible» ou «Tarif standard» pour voir la différence avec le tarif «Petit-déjeuner» lorsque vous créez des réservations dans les étapes suivantes.

Taxes et frais

Vous voudrez peut-être inclure automatiquement les taxes lorsque les réservations sont faites ou reportées. Supposons que votre hôtel inclue à la fois une «taxe fédérale» de 20% (TVA) et une «taxe de séjour» de 7 $ par invité (tarif) pour chaque réservation.

Allez dans "Mon hôtel> Taxes" dans le menu de navigation principal, puis cliquez sur "Nouvelle taxe". Pour l'impôt fédéral dans cet exemple, entrez 20 pour «Montant» et sélectionnez «Pourcentage». Pour la 'Taxe de Tourisme', entrez 7 pour 'Montant' et sélectionnez 'Par Invité'. Vous avez maintenant deux taxes qui seront ajoutées à chaque réservation, comme dans l'exemple.

III. Créer et gérer des réservations

Maintenant que vous avez configuré vos salles, vous pouvez créer et gérer des réservations. Il existe deux façons de créer des réservations dans votre guichet, chacune avec ses propres avantages, et vous pouvez également réserver des chambres via votre moteur de réservation.

Créer une réservation

I. Utiliser votre calendrier

Vous pouvez créer une réservation directement dans votre calendrier (naviguez vers 'Front Desk> Calendrier'). Cliquez sur le sélecteur de date dans le menu en haut à droite, puis sélectionnez la date d'arrivée de la réservation. Utilisez les flèches gauche / droite pour vous déplacer entre les mois.

Ensuite, faites défiler jusqu'à la pièce que vous souhaitez réserver (chaque rangée représente une pièce de votre hôtel). Cliquez et faites glisser à partir de la date d'arrivée, en mettant en évidence les jours inclus dans la réservation. Par exemple, si vous souhaitez réserver du 15 au 22 décembre (c.-à-d., Départ le 22), mettez en surbrillance les dates du 15 décembre au 21 décembre inclusivement (excluant le 22).

Lorsque vous retirez votre doigt de la souris, un sélecteur invité vous sera proposé. Entrez le nombre d'adultes et d'enfants, puis cliquez sur "Continuer". L'écran suivant propose les tarifs disponibles pour cette chambre et le nombre d'invités. Sélectionnez un taux et cliquez sur "Réserver".

II. Utiliser la recherche de salle

Pour compléter la réservation, il suffit d'entrer un nom pour la réservation. Vous pouvez également ajouter une carte de crédit pour sécuriser la réservation, un e-mail de contact ou des notes. Cliquez sur les boutons '+' pour révéler ces options supplémentaires. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur "Créer une réservation".

Vous pouvez également créer une réservation en accédant à "Réception> Réserver". C'est une méthode moins tape-à-l'œil mais plus conventionnelle pour rechercher des pièces disponibles. Il suffit d'entrer les dates et le nombre d'invités, puis cliquez sur "Rechercher" pour voir toutes les chambres disponibles. Sélectionnez n'importe quelle chambre / taux à réserver.

L'avantage est que vous pouvez voir toutes les chambres et leurs prix pour les paramètres choisis. Si un client appelle, ils peuvent avoir une certaine gamme de prix à l'esprit, et cette approche rendra plus facile de trouver une pièce appropriée au prix désiré.

Gérer les réservations

Pour afficher une réservation, accédez à votre calendrier et effectuez une recherche par date, puis cliquez sur le nom de la réservation. Vous pouvez passer votre souris sur une réservation pour voir les détails de base avant de cliquer.

Le flux de travail de base pour une réservation est le suivant: traiter un paiement de dépôt (facultatif); enregistrer les invités; enregistrement; ajouter des articles à facturer (facultatif); check-out et traiter le paiement final. Toutes les réservations n'incluent pas toutes ces actions, mais c'est ce qu'une réservation typique implique.

Résumé de la réservation

La première section dans les détails de la réservation est le «Résumé de la réservation». Le résumé de la réservation comprend des informations sur où et quand la réservation a été créée, les dates d'arrivée et de départ, et les détails des tarifs. Une fois la réservation enregistrée, le deuxième panneau indiquera la date et l'heure exactes de l'enregistrement, et quel membre de votre personnel a effectué l'enregistrement. La même chose vaut pour le panneau de contrôle. Le panneau de détails de taux informe l'hôtel de ce que le client a droit sous le taux choisi. Par exemple, si le tarif inclut le petit-déjeuner, le traitement au spa, etc.

Invités

La partie la plus importante des détails de la réservation est l'information des clients. Avant de pouvoir effectuer l'enregistrement, vous devez ajouter tous les invités inclus dans la réservation. Par exemple, si une chambre est réservée pour trois invités, les trois invités doivent être enregistrés et ajoutés à la réservation avant l'enregistrement. Le panneau «Check-in» pour la réservation indiquera également le nombre d'invités à ajouter avant que vous puissiez compléter l'enregistrement.

Dans la section "Invités" de la réservation, vous verrez les invités inscrits pour la chambre, ainsi que le nombre de personnes qui doivent encore être ajoutés. Dans la zone de recherche intitulée "Ajouter un invité" tapez un nom d'invité et cliquez sur "Rechercher". Si l'invité existe déjà dans vos enregistrements, vous pouvez cliquer sur "Sélectionner" pour ajouter à la réservation ou sur "Enregistrer l'invité" pour ajouter. un nouvel invité à vos dossiers.

Vous pouvez ajouter autant ou aussi peu d'informations que vous le souhaitez pour chaque invité, mais vous devez inclure un nom et une adresse. En outre, vous pouvez également numériser et télécharger et document d'identité (passeport, permis de conduire, etc) pour chaque profil. Cliquez simplement sur "Ajouter un document d'identité" pour ajouter une photo ou un fichier PDF numérisé. Nous vous recommandons d'utiliser l'application Dropbox iOS / Android pour numériser des documents à l'aide de l'appareil photo de votre téléphone. C'est gratuit et facile à utiliser, et votre PMS est entièrement mobile, vous pouvez donc vous connecter via votre téléphone pour télécharger des documents d'identification des invités.

Une fois que vous avez ajouté tous les invités à la réservation, vous pouvez cliquer sur «Check-in». Aucune personne supplémentaire ne peut être ajoutée après l'enregistrement, alors assurez-vous d'ajouter tout le monde avant de terminer l'enregistrement. S'il y a eu un changement dans la réservation et qu'il y a moins d'invités que prévu, cliquez sur "Annuler" dans le panneau "Ajouter un invité".

Notez que le bouton "Annuler" est intitulé "Aucun invité supplémentaire". Si vous cliquez sur ce bouton, tous les invités supplémentaires seront supprimés de la réservation. Cela peut affecter le prix de la réservation, si le tarif associé est calculé par invité (c.f., 'Forfaits'). Par exemple, si le tarif comprend un petit-déjeuner de 5 USD par personne et par nuit, et que seulement 2 des 3 personnes attendues arrivent, le tarif sera ajusté pour supprimer les 5 USD supplémentaires par nuit pour l'invité manquant. Vous verrez la mise à jour dans la section "Facture".

Facture d'achat

La facture comprend la liste détaillée des éléments de facturation pour cette réservation, regroupés par type, y compris le prix de la chambre, les taxes / frais et les articles généraux. Les éléments de facturation peuvent être ajoutés à une réservation après l'enregistrement. Si cette réservation comprend plus d'une chambre, la facture de la salle principale inclura les factures pour chacune des chambres supplémentaires.

Paiements

Vous pouvez traiter un paiement à n'importe quelle étape d'une réservation. Un «paiement traité» est un enregistrement d'un paiement pris du client par l'hôtel. Dans la plupart des cas, un hôtel facturera un dépôt lors de la réservation, puis traitera le solde au moment du départ. Pour une discussion complète, lisez la section "Flux de paiements" dans notre article de blog Passerelles de paiement: Partie I.

Informations supplémentaires / Notifications

Vous pouvez voir des informations supplémentaires dans la colonne de droite, en suivant le panneau «Enregistrement». Des avertissements peuvent être émis pour les personnes disparues, les arrivées tardives ou les dépassements de durée. Les réservations qui incluent des données de carte de crédit afficheront les informations de paiement du client.

Les réservations effectuées via des canaux de vente externes, tels que Booking.com et Airbnb, peuvent inclure des informations sur de petites erreurs, telles que le prix de la réservation envoyé dans une devise différente de celle indiquée pour l'hôtel.

Un type de notification important pour les réservations de chaînes est «Price Match». Lorsque les clients réservent via un canal extérieur, ils le font au prix indiqué par la chaîne, qui peut différer du prix interne que vous avez défini pour votre hôtel. Par exemple, une chambre répertoriée dans votre moteur de réservation pour 100 $ peut apparaître sur Booking.com pour 120 $. Ajuster une réservation peut entraîner un changement de prix. Cela peut se produire si vous devez déplacer la réservation vers une pièce différente, ajouter ou supprimer des jours d'une réservation, ou même supprimer des invités d'une réservation (c.f. «Invités»).

Dans le cas d'un ajustement, le prix d'une réservation est calculé en utilisant les prix locaux. Le prix de la réservation peut être différent de ce que le client a payé / accepté de payer lors de la réservation. Dans notre exemple, la chambre réservée via Booking.com sera recalculée en utilisant le tarif local de 100 $ au lieu de 120 $. Le panneau «Price Match» informe l'hôtelier s'il existe une différence entre le prix de réservation initial et le prix actuel / ajusté. L'hôtelier peut ajuster la facture à la main pour correspondre au prix d'origine, si nécessaire.

Check-out

La réservation peut être vérifiée à la date indiquée dans la section «Réservations». Par exemple, si une réservation est faite pour 2 nuits du 5 juin au 7 juin, l'hôtel peut terminer le check-out à tout moment à partir de 12h le 7 juin. Si le client doit s'enregistrer plus tôt ou plus tard, vous pouvez reporter la réservation en la redimensionnant dans votre calendrier de réservation. Faites simplement glisser la bonne extrémité jusqu'à la date de départ désirée.

Lors du check-out, le solde de la réservation sera traité. Par exemple, si la réservation est de 500 $, avec 200 $ traités comme un dépôt lors de la réservation, le solde de 300 $ sera automatiquement traité au moment du départ.

Annulations

Pour annuler une réservation, allez dans 'Actions> Annuler' Le panneau 'Détails de la réservation' inclura les informations d'annulation pour le taux sélectionné (c.f., 'Forfaits'). Par exemple, le tarif «Petit-déjeuner» peut inclure des frais d'annulation de 30% pour les annulations reçues moins d'une semaine à l'avance. L'hôtelier peut utiliser cette information pour décider des frais d'annulation à facturer.

Le paiement de l'annulation sera traité lorsque vous cliquerez sur «Envoyer». Si vous décidez de ne pas facturer de frais d'annulation, comme dans le cas d'un remboursement complet, entrez «0» pour «Frais d'annulation» et sélectionnez «Aucun paiement requis». pour 'Type'.

IV. Votre moteur de réservation

Votre moteur de réservation est un site Web que les clients peuvent utiliser pour réserver des chambres et gérer leur réservation. Les réservations générées par votre moteur de réservation sont sans commission - vous conservez 100% des revenus générés via votre moteur de réservation.

Voir votre moteur de réservation

Pour voir votre moteur de réservation, allez dans 'Channel Manager> Booking Widget' dans le menu de navigation principal et cliquez sur le lien dans le panneau 'Status' sur la gauche. Ici vous pouvez rechercher des chambres et faire des réservations. Vous devriez commencer par faire une réservation de test pour votre hôtel. Sélectionnez n'importe quelle pièce, sélectionnez un tarif, puis entrez vos détails de réservation.

Une fois votre réservation créée, vos invités peuvent utiliser le moteur de réservation pour consulter et mettre à jour leur réservation. Les clients recevront un message de confirmation avec un lien vers leur facture électronique disponible via votre moteur de réservation. À leur arrivée, ils se verront offrir la gamme de services supplémentaires que votre hôtel a à offrir (c.f., section «Services aux invités» ci-dessous).

Réservations de chaînes

Pour voir la réservation que vous venez de faire, allez dans "Réception> Boîte de réception" dans le menu de navigation principal. Cliquez sur la nouvelle réservation pour voir les détails de la réservation. Sous la section "Invités", vous verrez un panneau de notification pour l'invité inclus dans votre réservation. Parce que cette réservation a été générée par un canal extérieur et non par votre personnel via la réception, cette réservation est identifiée comme une «réservation de chaîne».

Dans le cas d'une réservation / réservation de chaîne, le PMS essayera de faire correspondre les invités inclus avec la réservation avec un invité existant. Vous recevrez une liste de correspondances potentielles. Dans le cas d'une correspondance avec un invité existant dans vos enregistrements, sélectionnez "Fusionner" avec l'invité existant. De cette façon, vous pouvez éviter de générer des enregistrements d'invités en double pour les visiteurs réguliers. Sinon, cliquez sur "Confirmer" pour ajouter le nouvel invité à vos enregistrements.

Paramètres de messagerie

Vous pouvez ajouter des e-mails HTML personnalisés à envoyer aux invités lorsqu'ils réservent une chambre via votre moteur de réservation. Allez dans "Paramètres> Paramètres de messagerie" dans le menu de navigation principal pour voir les options de message disponibles. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les paramètres de messagerie dans notre blog HTML Emails.

Personnaliser

Vous pouvez ajouter des photos et des descriptions HTML pour rendre vos pièces plus attrayantes. Les types de chambres de votre hôtel sont l'attraction principale dans votre moteur de réservation, et vous devez inclure autant d'informations que possible. Vous pouvez ajouter jusqu'à 25 photos pour chaque type de chambre, avec une liste d'équipements, de vues et d'autres informations, et vous pouvez même ajouter ces informations dans plusieurs langues pour accueillir les visiteurs internationaux.

Pour plus d'informations sur la personnalisation de votre moteur de réservation, consultez les publications suivantes:

Intégrer

Si vous avez votre propre site Web, vous pouvez utiliser votre moteur de réservation pour accepter les réservations directement à partir de votre propre site Web. Pour générer un widget d'intégration pour votre site Web, accédez à «Channel Manager> Booking Widget» dans le menu de navigation principal. Vous pouvez trouver plus d'informations sur la façon d'utiliser votre moteur de réservation sur votre propre site Web dans notre message sur Moteur de réservation embarquable.

V. Services à la clientèle

Votre moteur de réservation est équipé d'un portail de services aux clients pour faciliter l'interaction avec vos invités une fois qu'ils sont enregistrés dans votre hôtel. Ils peuvent utiliser votre moteur de réservation pour passer une commande de service de chambre ou communiquer avec la réception.

Service d'étage et messagerie

Pour activer votre portail de services invités, accédez à "Paramètres> Service de salle" puis "Paramètres> Messagerie instantanée" pour activer les deux services. Votre moteur de réservation fournira toujours des reçus électroniques et permettra à vos invités d'annuler leur réservation même si aucun service supplémentaire n'est activé, mais vous devez au moins pendant la période d'essai gratuit avoir une idée de l'étendue de votre moteur de réservation.

Allez dans 'Service de salle> Menu' pour voir les articles disponibles pour vos invités. Vous pouvez entrer autant d'éléments supplémentaires que vous le souhaitez. Vous avez ajouté un ensemble standard d'éléments de test lorsque vous créez votre compte.

Pour afficher votre menu de service de chambre du point de vue d'un visiteur, créez une nouvelle réservation de votre moteur de réservation avec une date d'arrivée d'aujourd'hui (un invité, une nuit suffit). Gardez la fenêtre de votre navigateur ouverte lorsque vous recevez votre confirmation de réservation. Ouvrez une deuxième fenêtre de navigateur, connectez-vous à votre responsable de réception et effectuez l'enregistrement pour cette réservation.

Après avoir terminé l'enregistrement, actualisez la fenêtre ouverte à votre confirmation de réservation pour voir les services supplémentaires offerts à vos invités après leur enregistrement. Parcourez votre menu du service de chambre et passez une commande. Après avoir saisi la commande, actualisez la réservation dans la deuxième fenêtre de votre navigateur pour voir la commande en cours dans les détails de la réservation.

Bien que le personnel de la réception puisse voir les commandes en cours, les hôtels disposent généralement d'un personnel de cuisine pour préparer et livrer les commandes. Vous pouvez créer des membres du personnel, avec des privilèges de connexion, qui ont uniquement accès aux opérations de cuisine. Votre personnel de cuisine peut afficher une liste des commandes actives et les marquer comme terminées lorsqu'elles sont livrées. Les articles ne sont ajoutés à la facture d'une réservation que lorsqu'ils sont marqués comme livrés par votre personnel de cuisine. Pour en savoir plus sur la gestion du personnel, y compris le personnel de cuisine, reportez-vous à la section «Personnel et comptes utilisateurs» ci-dessous.

Ensuite, allez dans l'interface de messagerie et envoyez un message. Dans votre navigateur Front Desk, accédez à "Réception> Boîte de réception" pour afficher et répondre au message. Les messages se chargent automatiquement pour les invités et le personnel, donc si vous laissez les deux fenêtres stables après avoir créé ou répondu à un message (ne pas actualiser), vous devriez voir les mises à jour arriver d'elles-mêmes.

Avis du personnel

Votre portail de services aux invités comprend également un système de révision interne. Les clients peuvent consulter les installations et le personnel, si vous avez activé les commentaires du personnel. Pour activer votre moteur de révision, accédez à "Rapports> Avis" dans le menu de navigation principal de votre réception. Pour permettre aux membres du personnel d'être consultés, accédez à «Paramètres> Personnel de l'hôtel» et sélectionnez les membres du personnel à examiner dans leur profil en sélectionnant «Activer pour révision».

Pour écrire un commentaire, vous devrez vérifier une réservation. Les clients ont la possibilité de laisser un commentaire après avoir terminé le check-out. Gardez la fenêtre du navigateur de l'exemple précédent ouverte / disponible jusqu'à demain, une fois que vous pouvez terminer le check-out. Si vous avez entré votre adresse e-mail pour l'un des invités de la réservation, vous recevrez un e-mail vous indiquant la page d'avis après le check-out. Rappelez-vous que les réservations ne peuvent pas être retirées avant la date indiquée, alors gardez la réservation de test pour cet exemple à une journée.

Allez-y et effectuez le check-out quand vous le pouvez, puis actualisez la page des services aux invités. Vous allez maintenant être redirigé vers l'interface de révision. Les clients peuvent inclure un court 5 étoiles pour le personnel et les installations, avec un bref commentaire pour chacun.

Votre personnel est l'aspect le plus important de votre hôtel, donc le directeur de l'hôtel devrait avoir une idée de la façon dont les clients sont traités. Chaque membre du personnel dispose de données d'analyse historique, ainsi que d'autres statistiques, telles que les check-in / check-outs disponibles dans son profil. Les étoiles moyennes sont disponibles pour chaque membre de votre personnel. Vos membres du personnel n'ont pas besoin de privilèges d'accès au système pour pouvoir être examinés.

Fonctionne partout

Votre portail de services est prêt pour la téléphonie mobile. Les clients peuvent donc accéder à vos services supplémentaires à partir de n'importe quel téléphone ou tablette dont ils disposent. Il n'y a rien à télécharger, rien à installer, ce qui signifie que vous pouvez atteindre les gens à travers n'importe quel appareil dont ils disposent. Pour avoir une idée, créez une réservation à partir de votre smartphone et répétez l'exemple ci-dessus, mais avec votre téléphone et une fenêtre de navigateur, au lieu de deux fenêtres de navigateur.

VI. Personnel et comptes d'utilisateurs

Vous pouvez ajouter autant de membres du personnel à votre compte que vous le souhaitez. Les membres du personnel peuvent ou non avoir des privilèges d'accès au système. Par exemple, vous pouvez enregistrer les membres du personnel uniquement à des fins de révision. Pour les membres du personnel disposant d'un accès au système, cinq types de compte différents peuvent être attribués: Front Desk, Kitchen, Maintenance et Property Manager. Pour une description complète de la création et de la gestion des membres du personnel, consultez ce post: Gestion des utilisateurs.

Entretien

L'un des types de comptes disponibles pour votre personnel est «Maintenance». Le personnel d'entretien est responsable de la préparation des chambres après le départ de vos invités. Les utilisateurs auxquels sont affectés uniquement les privilèges "Maintenance" ont uniquement accès à la liste des pièces à préparer pour aujourd'hui.

Les utilisateurs de la maintenance connectés peuvent accéder à «Maintenance> Préparer les salles» dans le menu de navigation principal pour voir la liste des salles à préparer. Cliquez sur "Marquer comme prêt" pour mettre la pièce à la disposition du visiteur suivant. Les chambres qui n'ont pas été préparées après le check-out apparaîtront dans cette liste, et la prochaine réservation en cours d'enregistrement inclura une notification d'alerte jusqu'à ce que la salle soit prête.

VII. Générer des rapports

Vous pouvez générer des rapports pour les réservations et les paiements pour une période donnée. Pour les paiements, allez dans "Rapports> Paiements" dans le menu de navigation principal. Entrez les dates dans le sélecteur de dates en haut à droite, puis cliquez sur le bouton de recherche pour afficher les paiements enregistrés pour la période sélectionnée (points de terminaison inclus).

Pour afficher les réservations, accédez à "Rapports> Réservations". Entrez les dates dans le sélecteur de dates et cliquez sur le bouton de recherche pour afficher les réservations qui chevauchent la plage de dates indiquée. Cliquez sur les boutons "Exporter" dans les rapports Réservations ou Paiements pour générer un fichier CSV que vous pouvez importer dans votre feuille de calcul favorite, comme Excel ou Google Docs.

VIII. La gestion des canaux

Le gestionnaire de canaux coordonne le prix et la disponibilité entre tous vos canaux de vente, y compris votre moteur de réservation. Chaque fois que vous recevez une nouvelle réservation de n'importe quelle source ou créez une nouvelle réservation manuellement dans votre Front Desk, le gestionnaire de canaux envoie la mise à jour de l'inventaire à tous vos canaux de vente pour éviter la surréservation ou la met à disposition de tous les canaux. annulation.

IX. Résumé

Ce Guide de l'utilisateur évolue constamment avec les nouvelles fonctionnalités de notre suite logicielle. Assurez-vous de abonnez-vous à notre blog pour rester à jour sur les nouvelles fonctionnalités et astuces pour les utilisateurs expérimentés. Nous avons couvert autant que possible, mais il y a beaucoup de sujets que nous laissons pour le blog et la FAQ.

Nous n'avons pas encore mentionné la fonctionnalité la plus importante pour l'ensemble de l'application: le bouton de chat en bas à droite de votre écran. Si vous avez des questions, connectez-vous à votre compte et cliquez sur le bouton en bas à droite de votre écran pour nous demander tout ce qui vous déroute. Nous sommes toujours heureux d'aider.

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